David
Gestión documental en sector hospitalario privado
Estimados miembros del grupo.
Vamos a acometer un proyecto muy estratégico para mi empresa y el objetivo final es destruir todos los documentos referentes a pacientes con garantías legales.
¿Pensáis que esto es viable? Hablo de firma digital con escaneo OCR y demás medidas de seguridad.
Agradeceré comentarios al respecto. ¿Sabés de algún caso de éxito?
Un saludo.
Vamos a acometer un proyecto muy estratégico para mi empresa y el objetivo final es destruir todos los documentos referentes a pacientes con garantías legales.
¿Pensáis que esto es viable? Hablo de firma digital con escaneo OCR y demás medidas de seguridad.
Agradeceré comentarios al respecto. ¿Sabés de algún caso de éxito?
Un saludo.
Juan Martinez • Hola David.
Entiendo que el proyecto es lo suficientemente complejo como para ser planificado de forma exhaustiva.
Desde mi punto de vista deberías realizar un plan del proyecto documental haciendo hincapié en los siguientes puntos:
a) Almacenamiento electrónico, política de copias de seguridad y plan de contingencia.
Este punto es de especial importancia en vuestro caso por razones obvias. Por un lado no es asumible la pérdida de un documento electrónico ya que no dispondréis de copia física. Por otro lado el tiempo medio para poder acceder a los historiales tras una catástrofe debe estar controlado (imagino que un historial puede ser requerido por un paciente haciendo uso de sus derechos)
Este punto es de especial importancia en vuestro caso por razones obvias. Por un lado no es asumible la pérdida de un documento electrónico ya que no dispondréis de copia física. Por otro lado el tiempo medio para poder acceder a los historiales tras una catástrofe debe estar controlado (imagino que un historial puede ser requerido por un paciente haciendo uso de sus derechos)
b) Control de calidad.
En vuestro caso, puesto que vais a destruir el soporte físico debéis garantizar (o al menos contener) la calidad de los ficheros electrónicos generados en el proceso de digitalización.
El proceso de digitalización no es infalible (al igual que el trabajo de los operadores de escáner y el proceso de OCR) por lo que deberíais incluir procesos de verificación de conformidad en los que se audite la concordancia entre documento físico y el documento electrónico.
La intensidad de este proceso vendrá determinada por la tolerancia operativa y legal de vuestro negocio a la perdida de documentación. ¿Podéis asumir la pérdida o degradación de un X % de la documentación?
En vuestro caso, puesto que vais a destruir el soporte físico debéis garantizar (o al menos contener) la calidad de los ficheros electrónicos generados en el proceso de digitalización.
El proceso de digitalización no es infalible (al igual que el trabajo de los operadores de escáner y el proceso de OCR) por lo que deberíais incluir procesos de verificación de conformidad en los que se audite la concordancia entre documento físico y el documento electrónico.
La intensidad de este proceso vendrá determinada por la tolerancia operativa y legal de vuestro negocio a la perdida de documentación. ¿Podéis asumir la pérdida o degradación de un X % de la documentación?
c) Protección de datos y temas legales.
En primer lugar habría que verificar si legalmente se puede destruir el soporte físico de un historial médico o debe guardarse durante cierto tiempo.
Con respecto a la LOPD: En vuestro caso entiendo que este aspecto es clave y debe guiar y acompañar a todo el proceso: Información al personal implicado, Cifrado de ficheros, Adaptación del sistema de información...;
Desconozco si hay alguna exigencia específica con respecto a historiales médicos pero debido a su carácter de máxima protección toda medida será poca (pensando en posibles y costosas exigencias futuras) . Es posible que la Agencia de Protección de Datos haya dicho algo al respecto.
Entiendo que en términos legales un historial digitalizado tendrá una validez equivalente a la copia física. Esto es así con la mayoría de la documentación tributaria (Norma EHA 962 / 2007) pero sería interesante asegurarse de este punto.
Te recomiendo que eches un vistazo a las recomendaciones que para el sector sanitario hace la agencia de protección de datos:
https://www.agpd.es/portalweb/canaldocumentacion/recomendaciones/index-ides-idphp.php#0107
Por otra parte, quizá sería interesante que contratarais (o ampliarais) un seguro de responsabilidad civil que cubriera parte de los riesgos asociados a este proceso.
Espero haber te servido de ayuda.
Un saludo.
En primer lugar habría que verificar si legalmente se puede destruir el soporte físico de un historial médico o debe guardarse durante cierto tiempo.
Con respecto a la LOPD: En vuestro caso entiendo que este aspecto es clave y debe guiar y acompañar a todo el proceso: Información al personal implicado, Cifrado de ficheros, Adaptación del sistema de información...;
Desconozco si hay alguna exigencia específica con respecto a historiales médicos pero debido a su carácter de máxima protección toda medida será poca (pensando en posibles y costosas exigencias futuras) . Es posible que la Agencia de Protección de Datos haya dicho algo al respecto.
Entiendo que en términos legales un historial digitalizado tendrá una validez equivalente a la copia física. Esto es así con la mayoría de la documentación tributaria (Norma EHA 962 / 2007) pero sería interesante asegurarse de este punto.
Te recomiendo que eches un vistazo a las recomendaciones que para el sector sanitario hace la agencia de protección de datos:
https://www.agpd.es/portalweb/canaldocumentacion/recomendaciones/index-ides-idphp.php#0107
Por otra parte, quizá sería interesante que contratarais (o ampliarais) un seguro de responsabilidad civil que cubriera parte de los riesgos asociados a este proceso.
Espero haber te servido de ayuda.
Un saludo.
David Velarte Carrascosa • Un millón de gracias Juan por el detalle de tu respuesta.
En estos momentos estamos mi compañera la directora jurídica y yo, analizando lo que comenta la AGPD.
Imaginaba y soy consciente de todo lo que comentas.
Un afectuoso saludo y espero contaros el resultado del proyecto.
En estos momentos estamos mi compañera la directora jurídica y yo, analizando lo que comenta la AGPD.
Imaginaba y soy consciente de todo lo que comentas.
Un afectuoso saludo y espero contaros el resultado del proyecto.
17 de noviembre de 2009
Manuel Asorey • Como apunte complementario señalar que dado que se pretende prescindir del soporte fisico, uno de los temas mas importantes a considerar seria el del formato digital.
A fin de no entrar en mucho detalle, basicamente tenemos que los ficheros pueden tener dos origenes: fisico y digital.
A fin de no entrar en mucho detalle, basicamente tenemos que los ficheros pueden tener dos origenes: fisico y digital.
El formato que recomiendo para ese proyecto es el PDF/A (la A es de Archivo) ya que es un estandar ISO (19.005:2005) cuya funcion mas relevante es garantizar que en el futuro no solo podre abrir un fichero generado hoy sino que lograre verlo exactamente igual que lo veo hoy. Creo que sobran las palabras al respecto si aplicamos esto al proyecto comentado...
Apuntaba antes la necesidad de tener en cuenta el origen antes de la conversion a PDF/A. En el caso de formato digital (creado en ordenador) no parece necesario extenderse. En el caso de papel, es necesario un OCR si queremos sacar partido al archivo. En este caso, el PDF/A brilla puesto que evita el problema comentado anteriormente de la verificacion de la exactitud del OCR (al menos en un sentido). Lo que vamos a visualizar siempre es el fichero escaneado ya que el texto del OCR esta en una capa invisible (aunque accesible para los motores de busqueda). Asi, en caso de duda en el reconocimiento, siempre se puede hacer una cotejacion de forma sencilla.
Espero haber sido de ayuda complementando el post anterior. Quedo a vuestra disposicion para cualquier duda que pudiera surgir al respecto de lo expuesto.
Apuntaba antes la necesidad de tener en cuenta el origen antes de la conversion a PDF/A. En el caso de formato digital (creado en ordenador) no parece necesario extenderse. En el caso de papel, es necesario un OCR si queremos sacar partido al archivo. En este caso, el PDF/A brilla puesto que evita el problema comentado anteriormente de la verificacion de la exactitud del OCR (al menos en un sentido). Lo que vamos a visualizar siempre es el fichero escaneado ya que el texto del OCR esta en una capa invisible (aunque accesible para los motores de busqueda). Asi, en caso de duda en el reconocimiento, siempre se puede hacer una cotejacion de forma sencilla.
Espero haber sido de ayuda complementando el post anterior. Quedo a vuestra disposicion para cualquier duda que pudiera surgir al respecto de lo expuesto.
Sergi Deltor Blanco • También como un punto importante a tener en cuenta, se trataría de asegurar al máximo la calidad de las imágenes digitalizadas.
Podemos disponer de sistemas de copias de seguridad casi infalibles, de formatos de archivo que, desde no hace mucho, hay ya un organismo internacional (ISO) para asegurar su acceso en el tiempo futuro pero si la imagen digital que hemos obtenido, no es la adecuada, conforme la apreciamos hoy sobre el soporte papel, todo lo anteriormente expuesto no sirve para nada.
Ciertamente, la tecnología actual permite resolver este punto. Pero no olvidemos que, la sensibilidad del profesional sanitario sobre los matices, los tonos, los contrastes, los detalles,…, de esas imágenes digitalizadas, debe quedar perfectamente satisfecha si la comparamos con el uso de los sistemas actuales.
Luis Larrea-Tarruella • Otro aspecto a tener en cuenta: una planificación para evitar la obsolescencia y/o deterioro de formatos de fichero, soportes, etc.
El formato PDF/A que ya te han sugerido probablemente no dé problemas a corto y medio plazo en cuanto a que se quede obsoleto y no pueda ser abierto por el software con el que se trabaje en ese momento. Pero sería conveniente planificar verificarlo cada x años (yo diría que cada 5, por ejemplo).
Me parece más importante tener cuidado con el tema del deterioro de los soportes en donde almaceneis esa información: ¿en discos duros?, ¿en DVD's?... Lo que yo recomendaría es:
- Tener como mínimo dos copias de todos los ficheros que se generen, y preferiblemente en edificios distintos, para evitar la pérdida en caso de incendio, inundación, etc.
- Que como mínimo una copia sea en un soporte como un disco duro. Los soportes ópticos, como los DVD's, son bastante más frágiles.
- Planificar una migración a soportes nuevos cada x años. Y que sea con más frcuencia si el soporte es óptico que si es en disco duro.
Son aspectos bastante básicos pero que a veces se olvidan.
Un aspecto relacionado con lo que comentaba Sergi sobre la calidad: es importante hacer controles de calidad periódicos, no digitalizar un volumen de documentación grande y hacer el control de calidad a posteriori. Los controles deberían ser periódicos, durante el mismo proceso de digitalización, para que si hay algún error, se detecte cuanto antes. Y un control que no sea sólo comprobar que los archivos se abren, por supuesto, sino coger una muestra de la documentación digitalizada y comparar los originales con la copia digital de un modo minucioso, para comprobar que efectivamente en la copia se distinguen bien todos los detalles que puedan necesitarse a la hora de consultar el historial.
Y tener en cuenta que, efectivamente, los profesionales sanitarios pueden necesitar que determinadas imágenes se digitalicen con una resolución muy alta (puede que 600 ppp o incluso más) y eso supone que se necesitará mayor espacio de almacenamiento, es un aspecto a tener en cuenta al planificar las necesidades de soportes de almacenamiento.
Igotz Urgoitia Ondiz • Siendo un poco mas pragmático...
TopImageSystems, procesa con Williams LEA mas de 90 millones de documentos similares, en uno de los proyectos mas complejos e implementados en menos tiempo que hemos hecho. Digo "hemos" pues soy parte implicada. Siento esta "auto promoción", asi que si quieres saber algo mas... encantado de decirte mas a petición tuya... De lo contrario, callo.
TopImageSystems, procesa con Williams LEA mas de 90 millones de documentos similares, en uno de los proyectos mas complejos e implementados en menos tiempo que hemos hecho. Digo "hemos" pues soy parte implicada. Siento esta "auto promoción", asi que si quieres saber algo mas... encantado de decirte mas a petición tuya... De lo contrario, callo.
Francesc Costa • Me gustaría que tuvieras en cuenta otro formato, aunque probablemente el desarrollo de la aplicación sea más complejo creo que puede darte una solución más acorde a tus necesidades, tanto de seguridad como de vida útil: un XML, si ya se que suena un tanto raro pero me explico, si diseñas un formato de documento estructurado, puedes añadir por ejemplo la capa de imagen jpeg, tif etc, luego la capa de texto, y luego los mecanismos de seguridad necesarios, firmas digitales y sistemas de encriptación (imprescindibles para LOPD L3), el resultado es un documento estructurado con los campos que tu creas conveniente, fácil de manejar, y fácil de exportar en cualquier momento a otro formato como PDF, puedes incluir parte o todo el texto para el sistema de búsquedas, e incluir tantos campos de información adicional al escaneo como necesites, en definitiva es completamente adaptable, flexible y comunicable vías por ejemplo webservices.
Por cierto no es ningún problema destruir originales, y sustituirlos por documentos electrónicos, solamente hay que firmarlos para validarlos por la persona responsable.
la destrucción de los originales y soportes debe estar perfectamente documentada y certificada y a ser posible, por una empresa de destrucción.
Por cierto no es ningún problema destruir originales, y sustituirlos por documentos electrónicos, solamente hay que firmarlos para validarlos por la persona responsable.
la destrucción de los originales y soportes debe estar perfectamente documentada y certificada y a ser posible, por una empresa de destrucción.
Gabriela Marisa Slusar • Les recomiendo LogicalDOC ,un Gestor Documental con exito en sector hospitalario,http://www.logicaldoc.com/es.
Fuencisla Jiménez • Si lo que queréis es tener toda la documentación digital y con la seguridad que caracteriza el tipo de documentos que se manejan en un hospital y además poder intercambiar esa documentación con otros profesionales del sector y de otros hospitales, os recomiendo que veáis la Red Empresarial Colaborativa DOKIFY (www.dokify.net). Las personas que trabajan en Dokify están a vuestra disposición para realizaros una demo on-line o presencial.
María del Carmen Calderón Berrocal • Un soporte digital NUNCA reemplaza un soporte en papel, su soporte original, por más prescripciones legales que cumpla y requisitos legales que le amparen. Un diplomatista, un perito calígrafo, nunca tendrá en soporte digital, al completo, todos los elementos que le hacen falta para emitir dictamen. No es solo lo que se ve en el papel, sino toda una serie de características que confluyen e identifican a un documento. No hablamos ni tratamos solo con "soportes", se trata de DOCUMENTOS. En mi opinión, yo no destruiría nada, a menos que sean duplicados e información que esté custodiada en algún otro organismo. Si no se tiene sirio suficiente, hay cantidad de empresas que se dedican a la custodia y guarda de documentación. El original es siempre el original, lo demás son sucedáneos. Tan simple como eso.
